江苏农林职业技术学院因公出国（境）管理流程及注意事项

因公出国（境）人员报批工作严格依据《江苏农林职业技术学院因公出国（境）管理办法（试行）》（苏农林院〔2025〕7号）执行。具体按计划申报、任务报批、外出执行、回国登记四个环节组织实施。

一、计划申报

1.各二级学院（部门）于每年11月向学校外事办公室（港澳台办公室）（以下简称外事办）报送下一年度因公出访计划（每年10月左右发布申报通知）。经本学院党政联席会议（或部门工作会议）研究通过后，报学校外事办，经学校党委会研究通过后，报上级主管部门备案。

2.未纳入计划但确有必要的出访，需单独书面申请报批（请示模板）。

3.组团若干规定：

（1）原则：

因事定人、人事相符、务实高效、精简节约。

（2）团组人数：

出国≤6人；赴港澳≤8人；各级领导班子成员不得同团或同时出访。

（3）出访频次：

校领导：一个任期内≤2次或2年内≤1次；

中层干部：一个任期内≤1次或3年内≤1次；

从事外事、教学、科研等工作的人员确因工作需要多次出访的，从严把握。

（4）时间与国数：

出国：1国4天，2国7天，严控3国；

赴港澳：香港≤4天，澳门≤3天，港澳≤7天；

教学科研人员出国（境）执行明确的学术交流合作任务，出国（境）批次数、团组人数、在外停留天数根据实际需要科学安排。

二、任务报批

（一）出访方案制定

年度因公出访计划批准后，各二级学院（部门）应制定具体的出访方案（出访方案模板），并经党政联席会议（或部门工作会议）研究通过后上报，经学校院长办公会研究通过后方可执行。

（二）准备与提交申请材料

1.办理时限：鉴于学校审批、批件下发及因公普通护照、签证办理等流程耗时较长，请申请人至少提前2个月向外事办提交申请材料（赴台人员须提前3个月）；若目的国签证须预约面谈，则须至少提前3个月提交。

2.核心材料：

（1）正式邀请函（须来自业务对口单位，含明确任务、起止日期、费用承担方式、邀请人职务及签名，真实有效。不得接受境外中资企业、海外华侨华人个人和外国驻华机构的邀请，严禁通过中介机构联系或出具邀请函）；

（2）已获院长办公会批准的出访方案；

（3）党政联席会议（或部门工作会议）、院长办公会会议纪要。

另外，如有教学科研人员参加国际会议，需额外提供论文录用证明、会议议程等材料。

（三）公示与审批

1.公示：上述材料初审后，出访信息须公示不少于5个工作日，未公示不予审批和核销。

2.按人员身份，进行分类审批流程：

（1）普通教职员工：本人申请 → 所在部门审核 → 外事办、人事处、财务处会审 → 分管外事校领导、校长审批 → 报省外办（省台办）

（2）中层领导干部：本人申请 → 所在部门审核 → 外事办、党委组织部、财务处会审 → 分管（联系）校领导、分管外事校领导会批、学校主要领导审批 → 报省外办（省台办）

（3）校领导班子成员：学校同意 → 报省农业农村厅审核 → 同意后按流程报批

（4）全日制在校学生：本人申请 → 所在学院审核 → 外事办、教务处/学工处会审 → 分管教学或学生工作的校领导、分管外事校领导会批、校长审批 → 报省台办

3.审批材料清单（相关材料模板）：

关于出国、赴港澳地区：

（1）普通教职员工、中层领导干部：

①外方邀请函及译文；②学校因公出国（境）审批（OA线上申请）；③人员名单；④访问日程；⑤因公临时出国（境）人员备案表；⑥费用测算表；⑦外办一体化系统信息表。

（2）校领导班子成员

①外方邀请函及译文；②请示；③出访预审表、信息表、备案表；③人员名单；④访问日程；⑤费用测算表；⑥外办一体化系统信息表。

（3）全日制在校学生：学校因公出国（境）审批表，及带队老师另行准备的相关材料。

关于赴台湾地区：

①邀请函；②计划书；③行程表；④邀请方背景资料；⑤学校因公出国（境）审批（OA线上申请）；⑥因公临时赴台人员备案表（教职工填写）；⑦赴台陆生备案资料登记表（学生填写）；⑧费用测算表等相关材料。

请先将上述材料的电子版发送至学校外事办审核，待审核无误后，再打印纸质版并按程序上报。

（四）批件与出访证件办理

批件与出访证件办理由江苏省因公出国（境）管理服务系统受理：

1.批件办理：按程序完成校内审批手续后，报上级单位审批签发国（境）批件。批件天数包含往返路程时间，有效期为3个月，自批件中的出国（境）日期起算，超过3个月须重新办理。因特殊情况放弃出访，须提交放弃说明（情况说明模版）。

参加上级部门组织的跨地区、跨单位团组因公出国、赴港澳地区的，应事先征得学院同意。严禁未征得学院同意的自行参团。参加上级部门组织的跨地区、跨单位团组因公出国、赴港澳台地区，应持组团单位下发的《出国（境）任务通知书》和《出国（境）任务批件》的原件，按程序完成校内审批手续后，报上级单位审批签发《江苏省人民政府出国、赴港澳任务确认件》《江苏省人民政府赴台确认件》。

2.出国/赴港澳地区证件办理

（1）教职员工（短期出国/赴港澳地区）：取得批件后，由学校外事办统一向省外办申办公务普通护照/因公往来港澳通行证及签证（出境证明）/签注。

其中，签证办理时长视目的地国家或地区而定，具体信息详见“江苏省出国签证服务中心”网站：

①世界各国因公签证申办指南：http://www.visajs.com/014/mapmoreinfo.html；

②中外互免签证协议一览表：http://www.visajs.com/017/moreinfo.html

如需前往需接种黄热疫苗的国家，请通过微信公众号“江苏国际旅行卫生保健中心”预约接种，并随身携带有效的《疫苗接种或预防措施国际证书》（简称黄皮书）备查。证书已过期或未接种人员，请至少提前半个月完成接种，接种注意事项可参考《接种黄热减毒活疫苗注意事项》。

（2）教职员工（长期出国≥90天）：完成校内审批手续后，按相应程序经审批同意，可持因私证件。

（3）教职员工（赴港澳地区≥30天）：在完成校内审批手续后，自行办理因私往来港澳通行证及签注。

（4）学生（出国、赴港澳地区） ：在完成校内审批程序后，须自行办理因私护照及签证、因私往来港澳通行证及签注。

3.教职员工及学生赴台湾地区证件办理

在取得上级主管部门签发的赴台任务批件后，自行办理大陆居民往来台湾通行证及签注，同时自行联系邀请方办理入台证。

4.公务普通护照及因公往来港澳通行证有效期一般为5年。办理出访手续前，请核查证件有效期：公务普通护照须在预计回国日后至少还有6个月有效，因公往来港澳通行证须至少还有3个月有效；不满足条件的，应提前申请换发。

5.首次申办公务普通护照及因公往来港澳通行证人员，须由本人前往江苏省政务服务中心（汉中门大街145号）一楼大厅，通过自助机完成指纹采集及电子照片拍摄，并将获取的20位照片编号反馈至学校外事办。具体操作参照《因公护照电子照片拍摄、生物信息采集指南》。

三、外出执行

1.行前教育：出访团组须参加由学校外事办组织的行前培训。

2.在外要求：团组实行团长负责制。出访期间，团组须严格执行报批日程，严禁绕道旅行、变相旅游；遵守外事纪律，维护国家形象；自觉接受我驻外使领馆指导；若遇特殊情况（如确需延期等）必须及时向学校报告。不得擅自变更行程、不得涉足不良场所、不得泄露国家秘密。

3.外出申请：团组须在出发前通过OA系统提交出差申请。

四、回国登记（相关材料模板）

1.上交证件：公务普通护照及因公往来港澳通行证须在回国（境）后7日内交外事办统一保管；中层干部的大陆居民往来台湾通行证交组织部保管。

2.提交总结：团组须在回国（境）后15天内向外事办提交出访总结、实际访问日程、《因公出国（境）团组信息反馈表》和《因公临时出国团组执行中央八项规定及其实施细则精神报告表》。

3.经费核销：团组须在回国（境）后1个月内，到外事办和计划财务处办理经费核销手续，具体报销要求参照《江苏农林职业技术学院因公出国（境）费用报销指南》，所有费用须一次性集中报销。